नियोजन वांछित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक गतिविधियों के बारे में सोचने की प्रक्रिया है; यह लेख नियोजन और उनके विषयों की व्याख्या करता है – महत्व, लाभ, और सीमाएं (Planning importance advantages limitations Hindi); नियोजन महत्व लाभ और सीमाएं; यह वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए पहली और सबसे महत्वपूर्ण गतिविधि है; इसमें एक योजना का निर्माण और रखरखाव शामिल है, जैसे मनोवैज्ञानिक पहलू जिसमें वैचारिक कौशल की आवश्यकता होती है।
महत्व, लाभ और नियोजन की सीमाएं (Planning importance advantages limitations)
नीचे उनके बिंदुओं की व्याख्या की जा रही है – नियोजन महत्व लाभ और सीमाएं;
नियोजन का महत्व:
हालांकि नियोजन संगठनात्मक उद्देश्यों में सफलता की गारंटी नहीं देता है; लेकिन, इस बात के सबूत हैं कि औपचारिक योजना बनाने वाली कंपनियों ने लगातार बिना किसी या सीमित औपचारिक योजना के साथ बेहतर प्रदर्शन किया और कुछ समय में अपने प्रदर्शन में सुधार किया; किसी संगठन के लिए भाग्य या परिस्थितियों द्वारा पूरी तरह से सफल होना बहुत दुर्लभ है।
नियोजन को एक महत्वपूर्ण प्रबंधकीय कार्य क्यों माना जाता है, इसके कुछ कारण नीचे दिए गए हैं:
आधुनिक व्यवसाय में नियोजन आवश्यक है:
- तेजी से तकनीकी परिवर्तन, उपभोक्ता वरीयताओं में गतिशील परिवर्तन और कठिन प्रतिस्पर्धा की आवश्यकता के साथ आधुनिक व्यवसाय की बढ़ती जटिलता क्रमबद्ध संचालन, न केवल वर्तमान परिवेश में बल्कि भविष्य के वातावरण में भी।
- चूंकि नियोजन भविष्य के दृष्टिकोण को लेता है, यह भविष्य के संभावित विकास को ध्यान में रखता है।
नियोजन प्रदर्शन को प्रभावित करता है:
- कई अनुभवजन्य अध्ययन संगठनात्मक सफलता के औपचारिक योजना का कार्य होने के प्रमाण प्रदान करते हैं।
- सफलता को ऐसे कारकों द्वारा मापा जाता है जैसे निवेश पर वापसी, बिक्री की मात्रा, प्रति शेयर आय में वृद्धि और इसी तरह।
- विभिन्न औद्योगिक उत्पादों में मशीनरी, स्टील, तेल, रसायन, और ड्रग्स के रूप में फर्मों की जांच से पता चला है कि औपचारिक योजना बनाने वाली कंपनियों ने लगातार बिना किसी औपचारिक योजना के उन लोगों की तुलना में बेहतर प्रदर्शन किया।
नियोजन उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करता है:
- औपचारिक नियोजन की प्रभावशीलता मुख्य रूप से उद्देश्यों की स्पष्टता पर आधारित है।
- उद्देश्य एक दिशा प्रदान करते हैं और सभी नियोजन निर्णय इन उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए निर्देशित होते हैं।
- योजनाएँ लगातार इन उद्देश्यों के महत्व को सुदृढ़ करके उन पर ध्यान केंद्रित करती हैं।
- यह प्रबंधकीय समय और प्रयासों की अधिकतम उपयोगिता सुनिश्चित करता है।
नियोजन समस्याओं और अनिश्चितताओं की आशंका करता है:
- भविष्य की सटीक भविष्यवाणी करने के लिए प्रासंगिक जानकारी के संग्रह में किसी भी औपचारिक नियोजन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण पहलू।
- यह अगुणित निर्णयों की संभावना को कम करेगा।
- चूंकि संगठन की भविष्य की जरूरतों को अग्रिम में अनुमानित किया गया है।
- संसाधनों के उचित अधिग्रहण और आवंटन की योजना बनाई जा सकती है।
- इस प्रकार अपव्यय को कम करना और इन संसाधनों का इष्टतम उपयोग सुनिश्चित करना है।
नियंत्रण की सुविधा के लिए योजना बनाना आवश्यक है:
- नियंत्रण में स्थापित मानकों के विरुद्ध वास्तविक संचालन का निरंतर विश्लेषण और माप शामिल है।
- ये मानक प्राप्त किए जाने वाले उद्देश्यों के मद्देनजर निर्धारित किए गए हैं।
- संचालन की आवधिक समीक्षा यह निर्धारित कर सकती है कि क्या योजनाएं सही तरीके से कार्यान्वित की जा रही हैं।
- अच्छी तरह से विकसित योजनाएं दो तरीकों से नियंत्रण की प्रक्रिया में सहायता कर सकती हैं।
- पहले, नियोजन प्रक्रिया अपेक्षित प्रदर्शन से संभावित विचलन की चेतावनी की एक प्रणाली स्थापित करती है।
- नियंत्रण प्रक्रिया में नियोजन का दूसरा योगदान यह है; कि यह मात्रात्मक डेटा प्रदान करता है जो मात्रात्मक शब्दों में वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करना आसान बनाता है, न केवल संगठन की अपेक्षाओं के साथ, बल्कि उद्योग के आँकड़ों या बाज़ार पूर्वानुमानों के साथ भी।
नियोजन निर्णय लेने की प्रक्रिया में मदद करता है:
- चूंकि नियोजन संगठनात्मक उद्देश्यों को पूरा करने के लिए किए जाने वाले कार्यों और कदमों को निर्दिष्ट करता है; यह भविष्य की गतिविधियों के बारे में निर्णय लेने के आधार के रूप में कार्य करता है।
- यह प्रबंधकों को मौजूदा गतिविधियों के बारे में नियमित निर्णय लेने में मदद करता है क्योंकि उद्देश्य, योजनाएं, नीतियां, कार्यक्रम आदि निर्धारित किए जाते हैं।
नियोजन के लाभ:
औपचारिक योजना के महत्व पर पहले ही चर्चा की जा चुकी है। एक जोरदार और विस्तृत नियोजन कार्यक्रम प्रबंधकों को भविष्योन्मुखी बनाने में मदद करता है। यह प्रबंधकों को कुछ उद्देश्य और दिशा देता है। एक विशिष्ट उद्देश्य और कार्रवाई के बयान के साथ योजनाओं के लिए एक ध्वनि खाका संगठन के लिए कई फायदे हैं जो इस प्रकार है:
उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित:
- चूंकि सभी नियोजन उद्यम उद्देश्यों को प्राप्त करने की दिशा में निर्देशित हैं, इसलिए नियोजन का बहुत कार्य इन उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करता है।
- उद्देश्यों को पूरा करना योजना बनाने का पहला चरण है।
- यदि उद्देश्य निर्धारित किए जाते हैं, तो योजनाओं का निष्पादन भी इन उद्देश्यों की ओर निर्देशित किया जाएगा।
किफायती संचालन सुनिश्चित करता है:
- नियोजन में बहुत सारे मानसिक व्यायाम शामिल हैं जो उद्यम में कुशल संचालन प्राप्त करने के लिए निर्देशित हैं।
- यह असंबद्ध टुकड़ी गतिविधि के लिए संयुक्त निर्देशित प्रयास को प्रतिस्थापित करता है, यहां तक कि असमान प्रवाह के लिए काम का प्रवाह, और स्नैप निर्णय लागत के लिए जानबूझकर निर्णय लेता है।
- यह संसाधनों के बेहतर उपयोग और इस प्रकार लागत को कम करने में मदद करता है।
अनिश्चितता को कम करता है:
- नियोजन भविष्य की अनिश्चितताओं को कम करने में मदद करता है क्योंकि इसमें भविष्य की घटनाओं की प्रत्याशा शामिल है।
- प्रभावी योजना तथ्यों और आंकड़ों के आधार पर जानबूझकर सोचने का परिणाम है।
- इसमें पूर्वानुमान भी शामिल है।
- योजना एक व्यवसाय प्रबंधक को विभिन्न अनिश्चितताओं को दूर करने की अनुमति देती है जो प्रौद्योगिकी, स्वाद और लोगों के फैशन आदि में परिवर्तन के कारण हो सकती हैं, इन अनिश्चितताओं को दूर करने के लिए योजनाओं में पर्याप्त प्रावधान किया गया है।
नियंत्रण की सुविधा:
- नियोजन प्रबंधकों को उनके नियंत्रण के कार्य को करने में मदद करता है।
- योजना और नियंत्रण इस मायने में अविभाज्य है कि अनियोजित क्रिया को नियंत्रित नहीं किया जा सकता है क्योंकि नियंत्रण में योजनाओं से विचलन को ठीक करके पूर्व निर्धारित पाठ्यक्रम पर गतिविधियों को रखना शामिल है।
- नियोजन नियंत्रण के मानक प्रस्तुत करके नियंत्रण में मदद करता है।
- यह उद्देश्यों और प्रदर्शन के मानकों को पूरा करता है जो नियंत्रण समारोह के प्रदर्शन के लिए आवश्यक हैं।
नवाचार और रचनात्मकता को प्रोत्साहित करता है:
- योजना प्रबंधन का निर्णायक कार्य है।
- यह प्रबंधकों के बीच अभिनव और रचनात्मक सोच में मदद करता है क्योंकि एक प्रबंधक के दिमाग में कई नए विचार आते हैं जब वह योजना बना रहा होता है।
- यह प्रबंधकों के बीच एक अग्रगामी दृष्टिकोण बनाता है।
प्रेरणा में सुधार करता है:
- एक अच्छी योजना प्रणाली सभी प्रबंधकों की भागीदारी सुनिश्चित करती है जो उनकी प्रेरणा में सुधार करती है।
- इससे श्रमिकों की प्रेरणा में भी सुधार होता है क्योंकि वे स्पष्ट रूप से जानते हैं कि उनसे क्या अपेक्षित है।
- इसके अलावा, नियोजन भविष्य के प्रबंधकों के लिए एक अच्छे प्रशिक्षण उपकरण के रूप में कार्य करता है।
प्रतिस्पर्धात्मक शक्ति बढ़ाता है:
- प्रभावी नियोजन अन्य उद्यमों पर उद्यम को एक प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त देता है जिसमें नियोजन नहीं होता है या अप्रभावी नियोजन नहीं होता है।
- ऐसा इसलिए है क्योंकि नियोजन में क्षमता का विस्तार, कार्य विधियों में बदलाव, गुणवत्ता में बदलाव, प्रत्याशा स्वाद और लोगों के फैशन और तकनीकी परिवर्तन आदि शामिल हो सकते हैं।
बेहतर समन्वय प्राप्त करता है:
- योजना संगठनात्मक उद्देश्यों की दिशा की एकता को सुरक्षित करती है।
- सभी गतिविधियों को सामान्य लक्ष्यों की ओर निर्देशित किया जाता है।
- पूरे उद्यम में एक एकीकृत प्रयास है।
- यह प्रयासों के दोहराव से बचने में भी मदद करेगा।
- इस प्रकार, संगठन में बेहतर समन्वय होगा।
नियोजन की सीमाएं:
कभी-कभी, नियोजन अपेक्षित परिणाम प्राप्त करने में विफल या सीमाएं रहता है; व्यवहार में नियोजन की विफलता के कई कारण हैं।
इन पर नीचे चर्चा की गई है:
विश्वसनीय डेटा की कमी:
- विश्वसनीय तथ्यों और आंकड़ों की कमी हो सकती है, जिन पर योजनाएं आधारित हो सकती हैं।
- यदि विश्वसनीय जानकारी उपलब्ध नहीं है या यदि योजनाकार विश्वसनीय जानकारी का उपयोग करने में विफल रहता है तो योजना अपना मूल्य खो देती है।
- नियोजन को सफल बनाने के लिए, नियोजक को तथ्यों और आंकड़ों की विश्वसनीयता निर्धारित करनी चाहिए और अपनी योजनाओं को केवल विश्वसनीय सूचनाओं पर आधारित करना चाहिए।
पहल का अभाव:
- नियोजन एक दूरंदेशी प्रक्रिया है।
- अगर कोई लीडर लीड करने की बजाय फॉलो करता है, तो वह अच्छी योजना नहीं बना पाएगा। इसलिए, योजनाकार को आवश्यक पहल करनी चाहिए।
- उसे एक सक्रिय योजनाकार होना चाहिए और यह देखने के लिए पर्याप्त फॉलो-अप उपाय करना चाहिए कि योजनाओं को ठीक से समझा और कार्यान्वित किया जाए।
महंगा प्रक्रिया:
- योजना एक समय लेने वाली और महंगी प्रक्रिया है।
- इससे कुछ मामलों में कार्रवाई में देरी हो सकती है। लेकिन यह भी सच है कि यदि नियोजन प्रक्रिया को पर्याप्त समय नहीं दिया जाता है, तो उत्पादित योजनाएँ अवास्तविक साबित हो सकती हैं।
- इसी तरह, योजना में विभिन्न विकल्पों के बारे में जानकारी और मूल्यांकन एकत्र करने और विश्लेषण करने की लागत शामिल है।
- यदि प्रबंधन नियोजन पर खर्च करने को तैयार नहीं है, तो परिणाम अच्छे नहीं हो सकते हैं।
संगठनात्मक कार्य में कठोरता:
- संगठन में आंतरिक अनैच्छिकता योजनाकारों को कठोर योजना बनाने के लिए मजबूर कर सकती है।
- यह प्रबंधकों को पहल करने और नवीन सोच रखने से रोक सकता है। इसलिए नियोजकों को उद्यम में पर्याप्त विवेक और लचीलापन होना चाहिए।
- उन्हें हमेशा प्रक्रियाओं का कठोरता से पालन करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।
परिवर्तन की गैर-स्वीकार्यता:
- परिवर्तन का प्रतिरोध एक अन्य कारक है जो नियोजन पर सीमा डालता है।
- यह व्यापार की दुनिया में एक सामान्य रूप से अनुभवी घटना है।
- कभी-कभी, नियोजक स्वयं बदलाव को पसंद नहीं करते हैं, और।
- अन्य अवसरों पर, वे परिवर्तन लाने के लिए वांछनीय नहीं मानते हैं क्योंकि यह नियोजन प्रक्रिया को अप्रभावी बनाता है।
बाहरी सीमाएं:
- नियोजन की प्रभावशीलता कभी-कभी बाहरी कारकों के कारण सीमित होती है जो नियोजकों के नियंत्रण से परे होती हैं।
- बाहरी रणनीतियों की भविष्यवाणी करना बहुत मुश्किल है।
- युद्ध का अचानक टूटना, सरकारी नियंत्रण, प्राकृतिक कहर, और कई अन्य कारक प्रबंधन के नियंत्रण से परे हैं।
- इससे योजनाओं का निष्पादन बहुत कठिन हो जाता है।
मनोवैज्ञानिक बाधाएं:
- मनोवैज्ञानिक कारक नियोजन के दायरे (सीमाएं) को भी सीमित करते हैं।
- कुछ लोग वर्तमान को भविष्य से अधिक महत्वपूर्ण मानते हैं क्योंकि वर्तमान निश्चित है।
- ऐसे व्यक्ति मनोवैज्ञानिक रूप से योजना के विरोधी होते हैं।
- लेकिन यह नहीं भूलना चाहिए कि गतिशील प्रबंधक हमेशा आगे देखते हैं।
- जब तक भविष्य के लिए उचित योजना नहीं बनाई जाती है तब तक उद्यम की लंबी-चौड़ी भलाई हासिल नहीं की जा सकती है।
नोट: इस लेख में हमनें नियोजन के बारे में सामान्य भाषा में जाने और समझें; नियोजन का महत्व, नियोजन के लाभ, और नियोजन की सीमाएं।
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