एक कार्यालय मुख्य रूप से सूचना के संग्रह और आपूर्ति से संबंधित है। यह आलेख आधुनिक कार्यालय के कार्य (Modern Office functions Hindi) को उनके बुनियादी और प्रशासनिक कार्यों के बिंदुओं के साथ समझाता है। निर्णय लेने और नीतियों को बनाने के लिए संगठन को प्रभावित करने वाली संस्था और अन्य एजेंसियों से संबंधित सटीक और अद्यतित जानकारी हमेशा आवश्यक होती है। इसके अलावा, कार्यालय ने कई अन्य जिम्मेदारियों को ग्रहण किया है, जैसे कि संपत्ति की सुरक्षा, कार्मिक प्रबंधन, और संपत्ति की खरीद, आदि, जो प्राथमिक कार्य के लिए आकस्मिक हैं।
एक आधुनिक कार्यालय के कार्य क्या हैं? (Modern Office functions Hindi) बुनियादी और प्रशासनिक
कार्यालय आंतरिक और बाहरी संचार के लिए सुविधाएं प्रदान करता है और संगठन के भीतर की चीजों के साथ-साथ बाहर के बाजार का भी समन्वय करता है। साधारण शब्दों में, एक कार्यालय आम तौर पर वह कमरा या स्थान होता है, जहाँ कर्मचारी संगठन या व्यवसाय के लिए अपने दैनिक कार्य करते हैं।
कंपनी कार्यालय का क्या मतलब है?
कंपनी का कार्यालय उसके ब्रांड का एक विस्तार है। यह केवल एक भौतिक स्थान नहीं है जहाँ व्यावसायिक गतिविधियाँ होती हैं। यह उन विचारों का केंद्र है जो व्यवसाय को अद्वितीय बनाते हैं। नतीजतन, कई कंपनियां, बड़े निगमों से लेकर छोटे व्यवसायों तक, आधुनिक कार्यालय को डिजाइन करने के लिए विवरण पर ध्यान देती हैं।
इसलिए, एक आधुनिक कार्यालय के कार्यों (Modern office functions Hindi) को दो श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है: बुनियादी कार्य और प्रशासनिक कार्य।
बुनियादी कार्य/कार्यों:
बुनियादी कार्य एक कार्यालय के वे कार्य हैं जिन्हें सभी प्रकार के संगठनों में करने की आवश्यकता है। वे मुख्य रूप से सूचना प्राप्त करने और देने से संबंधित हैं।
ये मूल कार्य इस प्रकार हैं:
जानकारी हासिल रहा है।
- कार्यालय संगठन की विभिन्न गतिविधियों के बारे में जानकारी प्राप्त करता है या एकत्र करता है। जानकारी को आंतरिक या बाहरी स्रोतों से एकत्र किया जा सकता है।
- आंतरिक स्रोत कर्मचारी और संगठन के विभिन्न विभाग हो सकते हैं।
- बाहरी स्रोत ग्राहक, आपूर्तिकर्ता और सरकारी विभाग आदि हैं।
- आंतरिक स्रोतों से, पत्र, परिपत्र, रिपोर्ट, आदि के रूप में जानकारी प्राप्त की जा सकती है, और बाहरी स्रोत पत्र, आदेश, चालान, पूछताछ, रिपोर्ट के माध्यम से जानकारी प्रदान करते हैं। प्रश्नावली, आदि संगठन के अधिकारी अन्य संगठनों का दौरा करते समय जानकारी एकत्र कर सकते हैं।
रिकॉर्डिंग जानकारी।
- कार्यालय इसे प्रबंधन को आसानी से उपलब्ध कराने के लिए विभिन्न स्रोतों से एकत्रित जानकारी का रिकॉर्ड रखता है।
- सूचना को पत्राचार, रिपोर्ट, बयान, परिपत्र, सूची, चार्ट, रजिस्टर, किताबें, आदि के रूप में रखा जाता है। एक कार्यालय को भी कानून के तहत निर्धारित रिकॉर्ड बनाए रखना होता है।
- एक कंपनी के पंजीकृत कार्यालय को कंपनी अधिनियम, 1956 के तहत सदस्यों के रजिस्टर को बनाए रखना आवश्यक है।
सूचना का प्रबंध, विश्लेषण और प्रसंस्करण।
- एक कार्यालय में एकत्र की गई जानकारी आम तौर पर उस रूप में नहीं होती है जिसमें प्रबंधन द्वारा इसका उपयोग किया जा सकता है। इसलिए, एकत्र किए गए तथ्यों और आंकड़ों को प्रबंधन के लिए उपयोगी बनाने के लिए व्यवस्थित, संसाधित, व्यवस्थित और विश्लेषण किया जाना है।
- इस संबंध में वित्तीय विवरण, सांख्यिकीय विवरण, चार्ट, सूची, रिपोर्ट, सारांश तैयार किए जाते हैं।
सूचना का संरक्षण।
- सूचना को आर्थिक और वैज्ञानिक रूप से ठीक प्रकार से संरक्षित और संरक्षित किया जाता है।
- अभिलेखों को संरक्षित करने के लिए विभिन्न प्रकार के उपकरण, फाइलिंग कैबिनेट आदि का उपयोग किया जाता है।
- नए और मूल्यवान रिकॉर्ड के लिए जगह बनाने के लिए अनावश्यक और आउट-डेटेड रिकॉर्ड नष्ट हो जाते हैं।
जानकारी की आपूर्ति।
- सभी संचित और संसाधित जानकारी तब तक बेकार है जब तक कि यह संचारित न हो।
- कार्यालय संचार के लिए दो-तरफ़ा चैनल के रूप में कार्य करता है।
- एक ओर, यह प्रबंधन को एकत्रित, रिकॉर्ड और संसाधित जानकारी की आपूर्ति करता है और दूसरी ओर, प्रबंधन द्वारा विभागों को जारी किए गए नीतिगत निर्णय, दिशानिर्देश, और निर्देश भी कार्यालय के माध्यम से रूट किए जाते हैं।
- जानकारी मौखिक या लिखित रूप में आपूर्ति की जा सकती है।
प्रशासनिक कार्य:
प्रशासनिक कार्य मूल कार्यों के अतिरिक्त हैं। लेकिन कार्यालय उनके बिना सुचारू रूप से काम करने की उम्मीद नहीं कर सकता है। ये परिसंपत्तियों की सुरक्षा और सुरक्षा के कार्यों से संबंधित हैं, ऑपरेटिंग दक्षता, स्टेशनरी नियंत्रण, पसंद और कार्यालय उपकरण के उपयोग और चयन, प्रशिक्षण, प्लेसमेंट और कर्मियों के पारिश्रमिक, आदि को बनाए रखने और बढ़ाते हैं।
निम्नलिखित कार्यों को आम तौर पर एक कार्यालय के प्रशासनिक कार्यों के रूप में माना जाता है:
प्रबंधन कार्य।
- कार्यालय कार्यों के प्रबंधन के लिए प्रबंधन के विभिन्न कार्य भी लागू होते हैं। कार्यालय के काम को योजना के अनुसार योजनाबद्ध, संगठित और निष्पादित करना होता है।
- कार्यालय में संचालन की दक्षता सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रण का प्रयोग किया जाता है।
- कार्यालयों के प्रबंधन के लिए स्टाफिंग, निर्देशन, संचार, समन्वय, प्रेरित करना भी महत्वपूर्ण है।
इंस्टीट्यूशन ऑफिस सिस्टम और रूटीन।
- एक कार्यालय को अन्य विभागों को बेहतर सेवाएं प्रदान करने के लिए सिस्टम और प्रक्रियाएं विकसित करनी होती हैं।
- कार्यालय के काम के प्रत्येक चरण का सावधानीपूर्वक विश्लेषण किया जाता है, और।
- इसके लिए एक उचित प्रक्रिया विकसित की जाती है।
- कार्य के निरंतर प्रवाह को सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न कार्यों का उचित अनुक्रमण आवश्यक है।
स्टेशनरी और आपूर्ति की खरीद।
- कार्यालय के काम के कुशल प्रदर्शन के लिए उचित गुणवत्ता के कार्यालय स्टेशनरी की पर्याप्त आपूर्ति आवश्यक है।
- दफ्तर/कार्यालय मानक गुणवत्ता वाले कागज, पेन, स्याही और अन्य स्टेशनरी आइटम खरीदता है, स्टॉक को बनाए रखता है और उन्हें केवल मांग पर जारी करता है।
कार्यालय रूपों का डिजाइन और नियंत्रण।
- मानकीकृत रूपों का उपयोग कार्यालय संचालन को सरल करता है।
- कार्यालय के साथ-साथ उद्यम के अन्य विभागों में उपयोग किए जाने वाले रूपों को डिजाइन, मानकीकृत, प्रदान और नियंत्रित करना कार्यालय की जिम्मेदारी है।
क्रय कार्यालय के उपकरण और फर्नीचर।
- कार्यालय के काम के कुशल और किफायती प्रदर्शन के लिए उचित फर्नीचर, उपकरण और मशीनों की आवश्यकता होती है।
- कार्यालय को विश्वसनीय आपूर्तिकर्ताओं से इन वस्तुओं के चयन और खरीद की व्यवस्था करनी है।
- विभागों और कर्मचारियों को उचित उपयोग की सुविधा के लिए फर्नीचर आदि की समय पर उपलब्धता सुनिश्चित करने के साथ-साथ जरूरत के मुताबिक रखरखाव, सर्विसिंग और प्रतिस्थापन की व्यवस्था भी करना है।
संपत्ति की सुरक्षा।
- एक संगठन में विभिन्न प्रकार की संपत्ति बनाए रखी जाती है।
- आग, चोरी, आदि के नुकसान और नुकसान के खिलाफ संपत्ति की रक्षा की जानी चाहिए। संपत्ति की सुरक्षा के लिए कार्यालय द्वारा एक कुशल नियंत्रण प्रणाली का उपयोग किया जाता है।
कार्मिक प्रबंधन।
- कार्यालय के काम की दक्षता कर्मचारियों पर बहुत निर्भर करती है।
- उनकी नियुक्ति, प्रशिक्षण, पदोन्नति, मूल्यांकन, और कल्याण कार्यालय के कार्य हैं।
जनसंपर्क बनाए रखना।
- एक संगठन अपने अस्तित्व और प्रगति के लिए सार्वजनिक प्रतिष्ठा और सद्भावना पर निर्भर करता है।
- जनसंपर्क बनाए रखना भी कार्यालय की जिम्मेदारी है।
- अधिकांश संगठनों में स्वागत करने के लिए काउंटर काउंटर हैं, और।
- आगंतुकों को संगठन में लाने के लिए। ऊपर कार्यालय के कुछ और महत्वपूर्ण कार्य हैं।
- कार्यों की प्रकृति जरूरत के अनुसार संगठन से संगठन में भिन्न होती है।
